Śledzenie floty: Innowacyjne rozwiązania w monitorowaniu pojazdów

Monitorowanie floty — zbędna nadgorliwość, czy potrzebna kontrola?

Niektórym może wydawać się, że pełna kontrola nad każdym samochodem flotowym to zbędna nadgorliwość i brak zaufania do pracownika. Fakty są jednak takie, że to jedyny sposób na skuteczne obniżenie kosztów utrzymania floty, szczególnie gdy składa się z kilkunastu pojazdów. Co tak właściwie określamy jako monitoring floty?

To bardzo szerokie pojęcie, do którego zalicza się nie tylko sprawdzanie aktualnej pozycji pojazdów. Obecnie fleet management pozwala na sprawdzenie większości parametrów samochodu. W ten sposób tworzy się dokładne raporty, które ułatwią optymalizację kosztów utrzymania.

Decydując się na wprowadzenie rozbudowanego monitoringu floty, trzeba pamiętać o obowiązujących przepisach. Nie można po prostu zamontować lokalizatorów GPS w samochodach i wydać pojazdy pracownikom. W związku z przepisami RODO każda osoba, która będzie korzystać ze służbowego auta, musi zostać poinformowana o tym, że zamontowano w nim lokalizator GPS. Dla bezpieczeństwa firmy najlepszym sposobem jest otrzymanie oświadczenia od każdego pracownika, które mówi o tym, że został on poinformowany o stosowaniu lokalizatora i innych narzędzi do fleet managementu. W ten sposób firma uniknie problemów z prawem.

Jakie korzyści zapewnia monitorowanie floty?

Monitoring floty to dla firmy prosty sposób na zabezpieczenie swoich interesów. Przede wszystkim pozwala na kontrolowanie tego, gdzie samochody się znajdują i czy są wykorzystywane zgodnie z ustaleniami. To znakomita ochrona na przykład przed pracownikami, którzy bez zgody wykorzystują samochód służbowy do celów prywatnych.

Lokalizator GPS do samochodu stanowi też stosunkowo skuteczne zabezpieczenie przed kradzieżą, gdyż zwiększa szanse na szybkie znalezienie pojazdu. W takiej sytuacji czas jest kluczowy, bo auta szybko trafiają do tak zwanych dziupli, gdzie są rozmontowywane na części. Z kolei czujniki poziomu paliwa zabezpieczają auto przed kradzieżą benzyny lub oleju napędowego.

Firmy korzystające z rozbudowanego monitoringu floty wskazują też, że znacząco ułatwia to wykonywanie raportów. Wszystkie dane są zbierane w jednym miejscu, co umożliwia szybkie przygotowanie analiz dotyczących efektywności pracy floty samochodowej, czy nawet poszczególnych pracowników.

Korzystanie z monitoringu to też świetny sposób na zmniejszenie kosztów utrzymania floty. W tym celu wykorzystuje się analizę sposobu użytkowania każdego z pojazdów pod kątem nieprawidłowej eksploatacji. Zbyt szybka, czy zbyt niebezpieczna jazda nie tylko przekłada się na wydatki na paliwo. Może też prowadzić do szkód komunikacyjnych. Ich usunięcie generuje dodatkowe koszta w postaci naprawy, a także podwyższonych składek ubezpieczeniowych.

Fleet management jest ponadto ważnym narzędziem w ocenianiu efektywności pracy i zarządzaniu czasem pracowników. Ułatwia planowanie tras i przydzielanie kierowców do poszczególnych zadań.

Narzędzia do monitorowania flot samochodowych

Skuteczny fleet management wymaga narzędzi. Ich wybór na rynku jest naprawdę spory i do monitorowania floty wykorzystuje się różnorodne systemy, nadajniki i lokalizatory. Oto najważniejsze i najskuteczniejsze narzędzia, które wykorzystuje się we fleet managemencie.

Podstawa każdego systemu monitorowania — nadajniki i lokalizatory GPS

Podstawowym narzędziem w monitorowaniu floty jest nadajnik GPS do samochodu. Jego zadanie to wysyłanie lokalizacji pojazdu do systemu. W przeszłości takie urządzenia ograniczały się jedynie do podawania lokalizacji. Obecnie istnieje wiele rozbudowanych nadajników, które zbierają znacznie więcej informacji, czym ułatwiają pracę fleet managerów. Dobry lokalizator wraz z dodatkowymi czujnikami potrafi notować dane takie jak:

• położenie auta z dokładnością do dwóch metrów,
• liczba pokonanych kilometrów,
• średnia prędkość,
• zużycie paliwa,
• poziom paliwa w baku,
• dane z tachografu oraz karty kierowcy.

W celu zebrania powyższych danych lokalizator korzysta z dodatkowych czujników lub łączy się z komputerem pokładowym pojazdu. Dzięki temu zapewnia szczegółowe informacje, które są świetną pomocą przy tworzeniu raportów dotyczących eksploatacji poszczególnych pojazdów.

Lokalizator to także dodatkowe zabezpieczenie pojazdu. Takie urządzenie podaje lokalizację auta w razie kradzieży, co ułatwia pracę organów ścigania. Za to wraz z czujnikiem paliwa zabezpiecza firmę przed próbą kradzieży benzyny oraz oleju napędowego.

Mózg operacji — systemy zarządzania flotą

Sam nadajnik GPS wraz z czujnikami na niewiele się zda bez dobrego systemu do zarządzania flotą. Są to specjalne programy tworzone z myślą o fleet managemencie. Pozwalają na stworzenie bazy firmowych pojazdów i zapewniają dostęp do wielu przydatnych funkcji, które ułatwiają zarządzanie flotą. Taki program zbiera dane pochodzące z lokalizatorów i przypisuje je do odpowiednich pojazdów. Jest to zaledwie jedna z wielu jego funkcji.

Poza tym programy do fleet managementu umożliwiają przechowywanie kompletnej historii serwisowej. W ramach tej funkcji planuje się też przyszłe wizyty w serwisie, czy to na przegląd, czy planowane naprawy. Następnie można ustawić przypomnienia, dzięki któremu każde auto będzie terminowo serwisowane. Dobry system ma też możliwość wglądu w kosztorysy napraw i dokonywania w nich modyfikacji. Kolejną ważną kwestią jest ewidencja opon, która ułatwia planowanie sezonowych wymian ogumienia. Program do fleet managementu zbiera też dane z kart paliwowych, tworzy ewidencję kierowców i umożliwia przypisanie ich do poszczególnych pojazdów.

Istotną funkcją są też narzędzia analityczne. Pozwalają na tworzenie szczegółowych raportów i zestawień dotyczących stanu floty, jej liczebności, kosztów utrzymania, czy sytuacji serwisowej.

Systemy ułatwiają też kontrolę wszystkich zobowiązań związanych z tworzącymi flotę samochodami. Zbierając w nich dane dotyczące terminów płatności, czy też czasu trwania umowy leasingu lub wynajmu długoterminowego ułatwi terminowe opłacanie rat. Przyda się także pod koniec okresu trwania umowy, gdy uprości przygotowanie floty do okresowej wymiany pojazdów.

Miej wszystkie informacje w zasięgu ręki — aplikacje mobilne

Aby uzyskać dostęp do większości danych, nie trzeba nawet korzystać z programu instalowanego na laptopy i komputery stacjonarne. Dzięki odpowiednim aplikacjom mobilnym ma się je zawsze pod ręką. Coraz więcej, systemów do fleet managementu umożliwia też pobranie odpowiedniej aplikacji na smartfony, czy tablety.

Przeznaczona do monitorowania floty aplikacja to świetny sposób na szybkie sprawdzenie położenia poszczególnych samochodów, czy też pozyskania potrzebnych danych. Jest też proste w obsłudze i znacząco usprawniają fleet management w trakcie różnych wyjazdów.

Jakie firmy najbardziej skorzystają na wdrożeniu nowoczesnych sposobów monitorowania floty?

Rozbudowany fleet management nie jest opłacalny dla każdego przedsiębiorstwa. W przypadku niewielkich firm dysponujących zaledwie kilkoma pojazdami nie potrzeba rozbudowanego systemu do monitorowania przeglądów, zużycia paliwa, czy przebiegu. Na kompleksowym fleet managemencie najbardziej skorzystają wielkie przedsiębiorstwa, w szczególności transportowe.

Firmy transportowe, które działają w transporcie krajowym lub międzynarodowym, najlepiej wykorzystają potencjał monitorowania floty. To w ich przypadku można najwięcej zaoszczędzić na optymalizacji kosztów związanych z obsługą pojazdów.

Rozbudowany fleet management to także dobre rozwiązanie dla przedsiębiorstw z innych branż, które dysponują flotą kilkunastu lub kilkudziesięciu pojazdów. Dobry system ułatwi skoordynowanie wszystkich działań serwisowych, a także zoptymalizuje koszty utrzymania samochodów. Pozwoli też na kontrolę tego, czy auta nie są bez zgody wykorzystywane do celów prywatnych.