Co to jest flota samochodowa? Jak wygląda zarządzanie flotą w firmie?

Co to jest flota samochodowa?

Flota samochodowa to grupa pojazdów, które są własnością lub są zarządzane przez jedną firmę. W jej skład mogą wchodzić samochody osobowe, dostawcze, ciężarowe lub inne. Są one wykorzystywane w celach biznesowych lub operacyjnych np. przez sektory: transportowe, usługowe, kurierskie, dystrybucyjne, ale też jako auta służbowe dla kadry managerskiej.

Korzyści posiadania floty samochodowej

Floty samochodowe mają wiele korzyści dla firm, przedsiębiorstw i organizacji, których działalność opiera się na mobilności lub jej wymaga. Do zalet posiadania takiej grupy pojazdów na użytek własny należą m.in.:

• zwiększenie efektywności operacyjnej;
• optymalizacja tras i kosztów;
• poprawa zarządzania zasobami,
• lepsza kontrola i bezpieczeństwo;
• większa kontrola nad terminowością, np. dostaw;
• dostępność konkretnych, często wyspecjalizowanych samochodów w każdej chwili;
• zwiększenie mobilności;
• rozpoznawalność (oznakowane pojazdy to znak rozpoznawczy).

Przeczytaj artykuł: Jak sfinansować flotę samochodową w firmie?

Zarządzanie flotą samochodową krok po kroku

Zarządzanie flotą samochodową obejmuje monitorowanie i kontrolowanie pojazdów, planowanie tras, utrzymanie pojazdów, rezerwacje i zarządzanie czasem pracy kierowców, a także kontrolę kosztów paliwa i utrzymania. Co trzeba zrobić, aby stworzyć flotę?

Planowanie floty samochodowej

Pierwszym krokiem sprawnego zarządzania flotą samochodową musi być stworzenie planu, który obejmować będzie omówienie realnych potrzeb. Muszą one przekładać się też na budżet, dlatego ważne będą kwestie kosztów utrzymania floty.

Kolejnym etapem będzie też wybór konkretnych pojazdów, które sprostają wymaganiom działalności. Warto w tym momencie skorzystać z doświadczonych doradców, np. NFM, którzy dobrze znają specyfikę różnych aut (producentów, modeli, roczników).

Kiedy zdecydujemy już, jakie pojazdy będą tworzyć flotę, powinniśmy też ustalić regulamin firmowy, czyli jasne zasady korzystania z pojazdów, serwisowania, ubezpieczeń itp. Warto przewidzieć różne sytuacje, np. możliwość korzystania z auta służbowego po godzinach pracy. Trzeba też określić politykę bezpiecznego zachowania na drodze, aby uniknąć wypadków i mandatów.

Nabycie i utrzymanie samochodów: Umowa, dopełnienie ostatnich formalności

Przechodzimy do części praktycznej, czyli nabycia pojazdów oraz dopełnieniu wszelkich formalności. Istnieje kilka sposobów finansowania: zakup za gotówkę (najbardziej obciążający finansowo), leasing (wiąże się z miesięcznymi opłatami) lub wynajem średnio i długoterminowy (najbardziej elastyczna forma). Dopasujmy ją do możliwości i potrzeb firmy.

Sprawdź ofertę NFM: https://nfm.com.pl/oferta.html

Monitoring floty samochodowej: Lokalizacji aut, zużycia paliwa

Monitoring floty samochodowej polega na śledzeniu i zbieraniu informacji dotyczących:

• lokalizacji pojazdów – system GPS umożliwia śledzenie w czasie rzeczywistym, a dane przekazywane do serwera pozwalają na obserwowanie poruszania się aut na mapach;
• analizy trasy – pozwala ocenić ich efektywność i wdrożyć lepsze planowanie;
• czasu pracy kierowców – system monitoruje rozpoczęcie i zakończenie pracy, długość i częstotliwość przerw oraz czas prowadzenia pojazdu;
• zarządzania paliwem – umożliwia sprawdzenie zużycia go przez konkretne pojazdy floty, co pomaga w wykrywaniu nieekonomicznego spalania i awarii;
• stanu technicznego – obejmuje zbieranie informacji na temat parametrów technicznych tj.: temperatura silnika, ciśnienie oleju, zużycie paliwa, stan opon itp.;
• zachowań i bezpieczeństwa kierowców – sprawdzana jest prędkość jazdy, nieprawidłowości w jeździe, np. nagłe hamowanie lub przyspieszenie;

Obejmuje to wykorzystanie technologii GPS, czujników i oprogramowania do gromadzenia danych i generowania raportów. Może też wysyłać sygnały ostrzegawcze lub powiadomienia do konkretnych osób, np. kierowców.

Planowanie i optymalizacja tras

Monitoring floty samochodowej to także wykorzystanie narzędzi do optymalizacji tras w celu minimalizacji kosztów i czasu podróży. System GPS analizuje drogę, jaką pokonał każdy kierowca i pokazuje ją na mapie w czasie rzeczywistym. Dzięki kontroli można zoptymalizować wybór trasy, która będzie bezpieczniejsza i szybsza oraz sprawdzić czas dojazdu na miejsce.

Analiza i raportowanie

Szczególnie ważnym elementem zarządzania flotą samochodową jest sporządzanie raportów i wykonywanie na ich podstawie analiz. Istotne będą kwestie:

• wydajności,
• kosztów utrzymania,
• zużycia paliwa,
• serwisowania,
• pracy kierowców (np. planowania przerw lub zarządzania polityką bezpieczeństwa na drodze).

Dzięki szczegółowym raportom możliwe jest porównanie wyników ze wstępnymi założeniami i wyciągnięcie wniosków.

5 zasad skutecznego zarządzania flotą samochodową

Skuteczne zarządzanie flotą samochodową to znaczne usprawnienie działań firmy. Można je prowadzić wewnętrznie, przy wykorzystaniu zasobów przedsiębiorstwa, lub zlecić podwykonawcy, takiemu jak NFM. W takim wypadku pojazdy pozostają własnością klienta, ale NFM jako partner zajmuje się sprawną administracją. W obu przypadkach niezbędnych jest przestrzeganie pewnych zasad.

Nowe technologie i automatyzacja procesów

Współczesne zarządzanie powinno opierać się na innowacyjnych systemach i sposobach badawczych, które pozwalają na automatyzację procesów, oszczędność zasobów i przejrzystość danych. Powinny być one dopasowane do specyfiki działania firmy oraz jej potrzeb.

Regularne monitorowanie, analiza i optymalizacja procesów, kosztów

Jednym z głównych celów zarządzania flotą jest analiza otrzymanych raportów. Proces ten powinien odbywać się na bieżąco. Niezbędne będzie monitorowanie m.in. tras, zużycia paliwa, zachowań kierowców oraz stanu technicznego pojazdów. W przypadku usługi zarządzania flotą przez NFM klient może zlecić potrzebne badania.

Transparentne zasady współpracy

Jeśli korzystamy z zewnętrznej firmy zarządzającej, zadbajmy o jasne zasady współpracy oraz warunki umowy. Niezbędny będzie także wewnętrzny regulamin firmy, ustalający wszystkie szczegóły korzystania z pojazdów floty.

Dbanie o bezpieczeństwo kierowców

Korzystając z floty i zespołu kierowców, musimy zadbać też o ich bezpieczeństwo, a więc monitorowanie stanu technicznego samochodów, przeprowadzanie inwentaryzacji, audytów, wybranie ubezpieczenia oraz regularne serwisowanie.

Inwestowanie w szkolenia kierowców

Ważnym punktem jest też inwestowanie w coraz lepsze umiejętności kadry. NFM jako partner dba o przeprowadzanie szkoleń dla wszystkich pracowników. Kierowcy powinni uzyskać odpowiednie wsparcie merytoryczne i praktyczne w zakresie bezpieczniejszej i wydajniejszej jazdy, zasad BHP i udzielania pierwszej pomocy.